KPI là một thuật ngữ khá quen thuộc, được các doanh nghiệp sử dụng rất nhiều mỗi khi lên kế hoạch kinh doanh.
Vậy KPI nghĩa là gì? KPI có vai trò như thế nào đối với doanh nghiệp?
Hãy cùng tìm câu trả lời qua những thông tin dưới đây.
KPI là gì?
KPI là từ viết tắt của cụm từ Key Performance Indicator, nghĩa là chỉ số đánh giá hiệu quả công việc. KPI được thể hiện qua số liệu, tỉ lệ, chỉ tiêu để đo lường mức độ hoạt động của một doanh nghiệp, một dự án, hoặc một nhóm công việc cụ thể.
Chúng ta sử dụng KPI để đánh giá tiến bộ và sự hiệu quả của một hoạt động nào đó, quản lý nó để đạt được mục tiêu đặt ra.
Mỗi công ty hay bộ phận trong công ty sẽ có các chỉ số KPI khác nhau để đánh giá hiệu quả làm việc một cách khách quan của mỗi bộ phận đó.
Ví dụ, KPI của một công ty bán hàng trực tuyến có thể bao gồm tỷ lệ chuyển đổi (tỷ lệ số người truy cập mua hàng), doanh số trung bình mỗi đơn hàng, và tỷ lệ phản hồi tích cực từ khách hàng.
Vai trò của KPI trong kinh doanh
Mục đích chính của KPI là giúp cho doanh nghiệp, nhà quản lý và cả nhân viên biết được mức độ hiệu quả khi làm việc và xem xét việc cải thiện nếu cần thiết.
Đối với doanh nghiệp
Mục đích của KPI đối với doanh nghiệp gồm:
- Đánh giá hiệu quả hoạt động: KPI giúp doanh nghiệp đánh giá mức độ thành công của mục tiêu kinh doanh và hoạt động kinh doanh.
- Quản lý chi phí: Theo dõi và điều chỉnh chi phí để giữ cho hoạt động kinh doanh trong mức cho phép.
- Tối ưu hoạt động: Tối ưu hoạt động bằng cách phát hiện và giải quyết vấn đề sớm, cải thiện quy trình hoạt động.
- Đảm bảo chất lượng dịch vụ: KPI giúp doanh nghiệp đánh giá chất lượng dịch vụ của mình và xem xét các biện pháp cải thiện để đảm bảo rằng khách hàng được cung cấp dịch vụ tốt nhất.
- Định hướng phát triển: Xem xét việc phát triển và tối ưu hóa hoạt động để đạt được mục tiêu kinh doanh trong tương lai.
- Quản lý nhân viên: Hỗ trợ doanh nghiệp đánh giá hiệu quả của nhân viên và quản lý hoạt động của họ để đảm bảo rằng mục tiêu được đạt được.
Đối với nhân viên
KPI có những tác dụng sau đây đối với nhân viên:
- Thiết lập mục tiêu công việc: Nhân viên sẽ hiểu rõ những mục tiêu mà họ phải hoàn thành trong công việc của mình, giúp họ tập trung vào việc hoàn thành những nhiệm vụ quan trọng.
- Đánh giá hiệu quả công việc: KPI cung cấp cho nhân viên một cách để đo lường và đánh giá hiệu quả công việc của mình, giúp họ biết rõ mình đang làm tốt hay cần cải thiện.
- Xác định ưu tiên và quản lý thời gian: Cung cấp cho nhân viên thông tin về mức độ ưu tiên của công việc của họ so với các nhiệm vụ khác, quản lý thời gian hiệu quả, hoàn thành nhiệm vụ trong thời hạn đề ra.
- Nâng cao năng lực, trách nhiệm: Giúp nhân viên phát triển kỹ năng và năng lực và tinh thần trách nhiệm của cá nhân.
- Xác định nguồn nhân lực: Hiểu rõ nhu cầu nhân lực và tài nguyên cần thiết để hoàn thành công việc, giúp quản lý và sử dụng tài nguyên hiệu quả hơn.
Với những yếu tố quan trọng trên, có thể thấy KPI có một vai trò quan trọng đối với cả doanh nghiệp và nhân viên để đảm bảo hiệu quả và sự thành công trong công việc của họ.
Triển khai hệ thống KPI phù hợp với doanh nghiệp
Để có thể triển khai được một hệ thống KPI phù hợp, doanh nghiệp có thể tham khảo các bước sau:
- Xác định mục tiêu và giá trị của doanh nghiệp: Trước khi xây dựng hệ thống KPI, doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu của mình, bao gồm việc tăng doanh số, tăng số lượng khách hàng, giảm chi phí và tối ưu hóa sản xuất.
- Phân tích và đánh giá nhu cầu: Tiếp theo, cần phân tích và đánh giá nhu cầu của khách hàng, của nhân viên và nhu cầu của thị trường.
- Xác định chỉ số KPI: Sau khi phân tích và đánh giá nhu cầu, doanh nghiệp cần xác định chỉ số KPI phù hợp với mục tiêu của mình. Chỉ số KPI nên được xác định với sự tư vấn của chuyên gia và phải đảm bảo tính khả thi và tính cạnh tranh.
- Xây dựng và triển khai hệ thống KPI: Khi chỉ số KPI đã được xác định, giờ là lúc xây dựng và triển khai hệ thống KPI bao gồm việc thiết lập quy trình, cài đặt phần mềm, tạo dữ liệu và cài đặt quy trình đánh giá KPI.
- Theo dõi và đánh giá kết quả: Sau khi triển khai, doanh nghiệp cần theo dõi và đánh giá kết quả của KPI. Điều này giúp doanh nghiệp đánh giá xem mục tiêu đã đạt được hay chưa và quyết định các biện pháp điều chỉnh về sau.
- Cập nhật và điều chỉnh KPI: Cập nhật và điều chỉnh KPI theo thời gian với sự thay đổi của mục tiêu và giá trị của doanh nghiệp. Điều này giúp cho hệ thống KPI luôn phù hợp với nhu cầu và giá trị của doanh nghiệp.
Nhìn chung, KPI là một phần quan trọng trong quá trình đánh giá và quản lý hiệu suất kinh doanh của doanh nghiệp.
Việc xây dựng và triển khai hệ thống KPI cần sự kết hợp giữa các bộ phận và sự hướng dẫn chặt chẽ.
Chúc bạn thành công.
