Khi sử dụng Email, đôi khi bạn sẽ bắt gặp FYI, từ viết tắt này còn được sử dụng phổ biến trong giao tiếp thông tin hàng ngày.
Vậy FYI là gì?
Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá ý nghĩa của FYI, cách sử dụng của FYI trong giao tiếp hàng ngày.
FYI là gì?
FYI là viết tắt của cụm từ For Your Information trong tiếng Anh, có nghĩa là Thông tin dành cho bạn hoặc Để bạn biết. Đây là một cụm từ phổ biến được sử dụng trong giao tiếp để truyền đạt thông tin một cách nhanh chóng và thuận tiện.
Khi người gửi sử dụng FYI trong một email, tin nhắn hoặc tài liệu, họ muốn thông báo rằng thông tin đó được cung cấp cho người nhận với mục đích cung cấp kiến thức, không yêu cầu hành động cụ thể từ phía người nhận. Thông tin được cung cấp có thể là các sự kiện, thay đổi, báo cáo, hoặc chỉ đơn giản là một thông tin mới.
Viết tắt FYI giúp tránh sự rườm rà trong việc truyền đạt thông tin và giúp người nhận hiểu rằng họ chỉ cần biết thông tin này mà không cần phản hồi hoặc thực hiện bất kỳ hành động cụ thể nào.
Nguồn gốc của từ FYI
Tuy không có một nguồn gốc cụ thể được xác định, nhưng cụm từ này đã trở thành một thuật ngữ phổ biến trong giao tiếp và trao đổi thông tin hàng ngày.
Theo các nguồn thông tin thì từ những năm 1930, các nhà báo và phóng viên đã dùng FYI để làm nổi bật những đoạn thông tin quan trọng chỉ cho người nhận mà không phải công bố thêm.
Sau đó, FYI mới được sử dụng cho hình thức thư điện tử và nó ngày càng trở nên phổ biến hơn, được rất nhiều người sử dụng cho đến ngày nay.
Từ viết tắt này đã trở thành một phần của ngôn ngữ thông tin học và truyền thông hiện đại, vì nó rút ngắn và gọn gàng trong việc truyền đạt thông tin không yêu cầu hành động cụ thể.
Khi nào nên sử dụng FYI
Có một số tình huống và ngữ cảnh khi sử dụng FYI trong giao tiếp. Dưới đây là một số trường hợp thường gặp:
- Chia sẻ thông tin: Khi bạn muốn chia sẻ thông tin mới, báo cáo, tài liệu hoặc sự kiện với người khác mà không yêu cầu họ thực hiện bất kỳ hành động cụ thể nào, bạn có thể sử dụng FYI.
- Thông báo thay đổi: Khi có sự thay đổi quan trọng, ví dụ như thay đổi lịch trình, thay đổi chính sách hoặc thay đổi trong tổ chức, bạn có thể sử dụng FYI để thông báo cho mọi người.
- Gửi tài liệu hoặc báo cáo: Khi bạn gửi tài liệu, báo cáo hoặc tài liệu tham khảo đến người khác để họ có thể nắm bắt thông tin hoặc có thể tham khảo sau này, bạn có thể sử dụng FYI để cho họ biết rằng đây chỉ là một thông tin cung cấp, không yêu cầu họ phản hồi hoặc hành động ngay lập tức.
Dưới đây là một số ví dụ về việc sử dụng FYI trong các tình huống khác nhau:
Email thông báo thay đổi lịch trình:
- “FYI, buổi họp ngày mai đã được dời sang ngày 20 tháng 5. Vui lòng cập nhật lịch của mình. Không cần phản hồi. Xin cảm ơn.”
Gửi tài liệu tham khảo:
- “Chào bạn, tôi đã gửi cho bạn một bản sao của báo cáo cuối kỳ. Vui lòng kiểm tra email của mình để tải về. FYI, báo cáo này là để bạn nắm bắt thông tin, không yêu cầu phản hồi từ bạn. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, hãy để tôi biết. Cảm ơn!”
Chia sẻ thông tin quan trọng:
- “FYI, từ ngày 1 tháng 6, chúng ta sẽ áp dụng một chính sách mới về việc làm việc từ xa. Tất cả nhân viên sẽ được yêu cầu làm việc từ nhà ít nhất 3 ngày trong tuần. Thông tin chi tiết đã được gửi đến hộp thư của bạn. Mong bạn nắm bắt thông tin này. Xin cảm ơn.”
Một số thuật ngữ tiếng Anh phổ biến khác khi dùng email
Dưới đây là một số thuật ngữ tiếng Anh phổ biến khác được sử dụng trong giao tiếp qua email:
- CC (Carbon Copy): Được sử dụng để sao chép email cho các người nhận khác. Các người nhận trong phần CC không phải là người chính được gửi email và thông thường không yêu cầu phản hồi.
- BCC (Blind Carbon Copy): Tương tự như CC, nhưng người nhận trong phần BCC được sao chép mà không có người nhận khác biết về điều này. BCC thường được sử dụng để gửi email cho nhiều người mà không muốn tiết lộ danh sách người nhận cho nhau.
- Subject (Tiêu đề): Phần tiêu đề của email, thường nằm ở trên cùng. Nên viết tiêu đề ngắn gọn, nhưng mô tả chính xác nội dung chính của email.
- Attachment (Đính kèm): Các tệp tin hoặc tài liệu được gửi cùng với email. Thông thường, bạn có thể đính kèm tệp tin như văn bản, hình ảnh, bảng tính, hoặc tài liệu PDF.
- Reply (Trả lời): Phản hồi email mà bạn nhận được từ người gửi ban đầu.
- Forward (Chuyển tiếp): Gửi email mà bạn đã nhận cho người khác mà không chỉnh sửa nội dung.
- Signature (Chữ ký): Một phần cuối email chứa thông tin cá nhân của bạn, chẳng hạn như tên, chức vụ, thông tin liên hệ, và thường được tự động thêm vào cuối mỗi email.
- Out of Office (Vắng mặt): Một thông báo tự động được đặt trong email để thông báo rằng bạn đang vắng mặt và không có khả năng trả lời email trong khoảng thời gian đó.
- Follow-up (Theo dõi): Gửi một email sau khi đã gửi một email trước đó, nhằm nhắc nhở hoặc yêu cầu phản hồi từ người nhận.
- High Priority (Ưu tiên cao): Đánh dấu mức ưu tiên cao cho email, cho biết rằng nó là một vấn đề quan trọng cần được xử lý ngay lập tức.
Với việc áp dụng thuật ngữ FYI vào giao tiếp qua email, hy vọng bạn sẽ trở thành một người gửi email kinh nghiệm, có khả năng truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và mở rộng được mạng lưới liên lạc của mình.