Nếu là một người thường xuyên giao tiếp qua email, chắc hẳn bạn không còn xa lạ gì với các chế độ gửi thư Cc, Bcc…
Tuy vậy không phải ai cũng nắm rõ được Cc, Bcc là gì.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá sự khác biệt giữa CC và BCC, cùng với vai trò quan trọng mà chúng đóng vai trong quá trình gửi email.
Cc trong email là gì?
Trong email, “CC” là viết tắt của “Carbon Copy“. Khi bạn CC một người nào đó trong một email, nghĩa là bạn gửi một bản sao của email đó cho họ, cùng với tất cả các người nhận khác.
Người nhận CC có thể thấy danh sách các người nhận khác và có thể theo dõi cuộc trò chuyện hoặc thông tin được chia sẻ trong email.
CC thường được sử dụng khi bạn muốn thông báo hoặc liên hệ với một người mà không phải là người chính nhận email.
Bcc trong email là gì?
Trong email, “BCC” là viết tắt của “Blind Carbon Copy“. Khi bạn BCC một người nào đó trong một email, người đó sẽ nhận được email mà không có ai trong danh sách các người nhận biết.
Điều này đảm bảo tính riêng tư và bảo mật của người nhận BCC, vì không có ai khác có thể thấy được danh sách các người nhận khác.
BCC thường được sử dụng khi bạn muốn gửi một email cho nhiều người mà không muốn các người nhận biết về sự tồn tại của nhau hoặc muốn bảo vệ quyền riêng tư của các người nhận.
Nhìn chung, cả Cc và Bcc trong email đều là những chế độ được sử dụng để tạo ra các bản sao email và gửi cho nhiều người nhận cùng một lúc. Trong khi chế độ Cc hiển thị công khai danh sách những người nhận thư thì Bcc lại không hiển thị danh sách này.
Khi nào nên sử dụng Cc, Bcc trong email?
Khi nào nên sử dụng CC và BCC trong email phụ thuộc vào mục đích và yêu cầu của bạn trong quá trình gửi email. Dưới đây là những tình huống phổ biến khi bạn nên sử dụng CC và BCC:
Khi nên sử dụng CC
Thông báo hoặc chia sẻ thông tin: Nếu bạn muốn thông báo hoặc chia sẻ thông tin với một người nào đó mà không phải là người chính nhận email, bạn có thể CC họ vào email. Điều này cho phép họ biết rằng email đã được gửi cho những người khác và có thể tham gia vào cuộc trò chuyện hoặc theo dõi thông tin.
Gửi sao chép cho người khác: Khi bạn muốn sao chép một bản email cho một người nào đó với mục đích thông báo hoặc lưu trữ, bạn có thể CC họ vào email. Điều này cho phép họ có thể thấy nội dung email gốc và được cập nhật về thông tin.
Khi nên sử dụng BCC
Bảo vệ quyền riêng tư và bảo mật: Khi bạn gửi email cho một nhóm người và muốn đảm bảo rằng danh sách các người nhận là riêng tư và không được tiết lộ cho nhau, bạn nên sử dụng BCC. Điều này đặc biệt hữu ích khi bạn gửi email cho một số lượng lớn người hoặc khi bạn không muốn các người nhận biết về sự tồn tại của nhau.
Tránh rò rỉ thông tin: Khi bạn muốn tránh việc rò rỉ thông tin cá nhân hoặc danh sách email của các người nhận, BCC là lựa chọn thích hợp. Điều này đặc biệt quan trọng trong các email chứa thông tin nhạy cảm hoặc dự án mà bạn không muốn tiết lộ các người nhận khác.
Tuy nhiên, khi sử dụng CC và BCC, hãy nhớ cân nhắc và tôn trọng quyền riêng tư của người nhận. Đảm bảo rằng bạn chỉ gửi email cho những người thật sự cần nhận và hãy sử dụng CC và BCC một cách hợp lý để tránh gây nhầm lẫn hoặc nhầm tưởng.
Trên đây là những thông tin về CC (Carbon Copy) và BCC (Blind Carbon Copy) trong email. Hãy áp dụng những kiến thức này vào công việc hàng ngày để tăng sự chuyên nghiệp trong giao tiếp và truyền đạt thông tin qua email.
