Quy trình 5S ra đời như một lẽ tất yếu, nhằm giúp các công ty, tổ chức tối đa hóa hiệu suất công việc.
Vậy 5S là gì?
Mục đích và lợi ích của phương pháp 5S là gì?
Hãy cùng tìm hiểu câu trả lời qua những thông tin dưới đây nhé.
5S là gì?
5S là tên một phương pháp làm việc hay quản lý làm việc, được kết hợp từ 5 từ trong tiếng Nhật gồm: Seiri (整理 Sàng lọc), Seiton (整頓 Sắp xếp), Seiso (清掃 Sạch sẽ), Seiketsu (清潔 Săn sóc), và Shitsuke (躾 Sẵn sàng).
Trong đó, mỗi từ đều có ý nghĩa và tác dụng riêng khi áp dụng vào quy trình làm việc.
- Seiri (整理 Sàng lọc): có nghĩa là các công cụ lao động, vật dụng theo trật tự nhất định, tiến hành loại bỏ hoặc di dời những thứ không cần thiết, không dùng đến để tối ưu hóa không gian, tránh lãng phí.
- Seiton (整頓 Sắp xếp): sau khi trải qua sàng lọc, những vật dụng còn lại sẽ được phân bổ, sắp xếp lại để sao cho dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ trả lại nhất, tiết kiệm thời gian, thao tác khi làm việc.
- Seiso (清掃 Sạch sẽ): thường xuyên tổ chức tổng vệ sinh, và vệ sinh hàng ngày để giữ gìn nơi làm việc luôn luôn sạch sẽ. Qua đó cải thiện môi trường làm việc, giảm thiểu rủi ro do thiết bị, máy móc cũ nát.
- Seiketsu (清潔 Săn sóc): đây giống như một bước hậu kỳ, đó là sau khi đưa 3S đầu tiên hoạt động trơn tru, bạn cần thường xuyên kiểm tra, theo dõi để duy trì nó, đồng thời tìm kiếm những cải tiến mới giúp tối đa hoa hiệu suất công việc hơn nữa.
- Shitsuke (躾 Sẵn sàng): Nghĩa là rèn luyện, tạo nên một thói quen, nề nếp, tác phong cho mọi người trong thực hiện 5S.
Tại một vài nơi, quy trình này được phát triển thành 6S với tiêu chuẩn cuối là Safety (An toàn), tuy nhiên, tiêu chí này khá dư thừa bởi chỉ cần đảm bảo 5S đầu tiên thì tiêu chí An toàn sẽ mặc định được đảm bảo.
Cũng bởi vậy mà nhiều công ty Nhật bản còn rút ngắn tiêu chí còn 3S quan trọng nhất là Sàng lọc, Sắp xếp và Sạch sẽ.
Mục đích của 5S
Như đã thông tin ở trên, quy trình 5S ra đời nhằm tối đa năng lực sản xuất với trọng tâm là cải thiện môi trường làm việc bằng cách tổ chức sắp xếp logic; các công cụ và vật liệu được đặt ở các vị trí thuận tiện, qua đó giúp nhân viên không bị cản trở bởi các yếu tố bên ngoài.
Khi được áp dụng đúng cách, 5S sẽ làm cho quy trình doanh nghiệp trở nên an toàn và hiệu quả hơn.
Lợi ích của 5S
Áp dụng đúng quy trình 5S có thể giúp doanh nghiệp đạt được nhiều lợi ích, trong đó có thể kể đến như thời gian được quản lý chặt chẽ, không gian được sử dụng hợp lý, giảm thời gian nhàn rỗi của thiết bị, quy trình được nhất quán, nâng cao chất lượng, tinh thần nhân viên cải thiện và giảm tỉ lệ tai nạn lao động.
Nguồn gốc của 5S
Vào đầu và giữa thế kỷ 20, nhằm cải thiện quá trình làm việc của nhân viên, đội ngũ lãnh đạo của Toyota đã lần đầu giới thiệu quy trình gọi là Sản xuất tinh gọn (Lean manufacturing), quy trình này được áp dụng vào Hệ thống Sản xuất Toyota (TPS).
Mục đích chính của quy trình là nhằm gia tăng giá trị của sản phẩm/ dịch vụ cho khách hàng thông qua việc xác định, loại bỏ những phần không cần thiết trong quá trình sản xuất.
Theo định nghĩa đầu tiên của quy trình này, một khi nơi làm việc chưa hoàn toàn sạch sẽ và có tổ chức thì việc duy trì hiệu quả làm việc là rất khó. Không gian làm việc bừa bộn, lộn xộn là nguyên nhân dẫn tới sai sót, tai nạn, giảm hiệu quả làm việc.
Bằng cách hình thành một cơ sở nền tảng có hệ thống, doanh nghiệp sẽ có thể đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra đúng như mong muốn.
Các bước áp dụng 5S vào doanh nghiệp
Để áp dụng quy trình 5S vào doanh nghiệp không phải dễ, cần có một quá trình đánh giá, lên kế hoạch một cách chi tiết, cùng với đó là quá trình đào tạo, uốn nắn nhân viên để làm quen và tuân thủ các quy định mới.
Để tóm tắt lại thì doanh nghiệp cần hoàn thành các bước quan trọng sau:
- Bước 1: Chuẩn bị, xem xét thực trạng
- Bước 2: Phát động chương trình
- Bước 3: Mọi người tiến hành tổng vệ sinh
- Bước 4: Bắt đầu bằng Seiri
- Bước 5: Thực hiện Seiri, Seiton và Seiso hàng ngày
- Bước 6: Đánh giá định kỳ
Nhân viên nào cần nắm rõ quy trình 5S?
Khi doanh nghiệp bắt đầu áp dụng quy trình 5S vào sản xuất, hầu hết các nhân viên từ cấp quản lý tới công nhân đều phải tham gia, bởi chỉ cần một mắt xích không đồng bộ có thể gây ra tình trạng nhầm lẫn, hoặc lộn xộn.
Tất nhiên, sẽ có một vài nhân viên có vai trò quan trọng hơn trong chuỗi sản xuất này, thường sẽ là các điều phối viên phụ trách việc cài đặt và duy trì dán nhãn 5S, theo dõi và đào tạo các nhân viên mới.
Nhưng trên hết, vẫn là tinh thần đoàn kết, tự giác của mỗi người, thay đổi tư duy theo quy trình mới, làm sao để cách làm việc này trở thành một phần công việc hàng ngày.
Không chỉ có nhân viên, lãnh đạo của công ty cũng cần là những người tích cực nhất tham gia vào quá trình này, vừa làm gương, vừa nắm rõ những bất cập, khúc mắc để nhanh chóng có phương án thay đổi.
Vậy là chúng ta đã tìm hiểu xong những thông tin cơ bản về quy trình 5S hiện được nhiều doanh nghiệp áp dụng rồi.
Hãy tham khảo và áp dụng một cách khôn khéo để tối đa hóa hiệu quả làm việc của doanh nghiệp mình nhé.
